Многие заблуждаются, путая профессию офис-менеджера с секретарской или администраторской. Между тем, рассматриваемая должность – на несколько ступенек выше. Предполагая множество обязанностей, она позволяет сотруднику полноценно выполнять функции управляющего и распорядителя в коллективе. Так что же должен знать и уметь офис-менеджер? Попробуем разобраться вместе.

Должность офис-менеджера довольно специфическая. Во-первых, потому, что общепринятых стандартов в подготовке таких специалистов не существует. Во-вторых, в разных фирмах и компаниях ее могут трактовать по-своему, в зависимости от чего варьируется и круг обязанностей сотрудника. Возможно, такая ситуация – следствие отсутствия высшего профильного образования: зачастую офис-менеджер навыки приобретает в процессе работы, именно поэтому особо ценятся специалисты со стажем. Но все же главным и бесспорным требованием к офис-менеджеру остается владение ПК, в частности, знание офисных программ (Word, Excel), а также умение обращаться с оргтехникой (сканером, принтером, факс-аппаратом, мини-АТС). Основная же задача – обеспечение "жизнедеятельности" компании.

Офисное приложение

В принципе, нужен ли офис-менеджеру диплом о "высшем", зависит от требований работодателя. Нередко на эту позицию берут претендентов с неоконченным высшим или средним специальным образованием. Но вот без сертификата, подтверждающего окончание профильных курсов, зачастую не обойтись.
Обучение специальности "офис-менеджер" предлагают многие столичные учебные центры (смотрите таблицу), но вот содержание учебных программ может существенно варьироваться. Одни делают акцент на изучении офисных программ и техники, другие "углубляются" в менеджмент и маркетинг, третьи уделяют внимание кадровому деловодству, бухгалтерии и психологии. Какой из этих вариантов наиболее правильный, сказать сложно, ведь у каждого работодателя свое видение позиции офис-менедежера в компании. Но вот наиболее выгодным и беспроигрышным для будущего соискателя будет комплексное обучение и универсальная подготовка.
Замдиректора учебного центра "Успех" Анжела Костюр: "Позиция офис-менеджера может стать отличным стартом для дальнейшей карьеры" и отзывчивым"

– Должность офис-менеджера – прекрасный старт для карьеры, так как предоставляет возможность "внедриться" в компанию и двигаться по служебной лестнице, а также просто научиться работать (если у вас нет опыта), – комментирует заместитель директора учебного центра "Успех" Анжела Костюр. – Но помните, что эта профессия потребует от вас специальных знаний и умений. Программа обучения в нашем центре составлена таким образом, чтобы дать слушателям ВСЕ необходимые навыки, которые позволят трудоустроиться практически в любую компанию. На сегодняшний день одним из обязательных требований к офис-менеджеру является знание иностранного языка (английского или немецкого) хотя бы на элементарном разговорном уровне. Кроме этого, не обойтись без владения ПК: знания программ Windows XP, Office XP (Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook), переводчика, архивации, антивирусов, Internetа и e-mail, умения сканировать в Fine Reader и распознавать тексты. Учим работать с офисной техникой: факс-аппаратом, ксероксом, автоответчиком, мини-АТС. Пригодится скоростной набор текста с помощью десятипальцевого "слепого" метода. Обязательны знания документооборота и делопроизводства (правил составления всех видов документов), оформления первичной бухгалтерской и финансовой документации в программе "1С: Бухгалтерия 7.7". Наши слушатели получают рекомендации по трудовому законодательству (о правах и обязанностях работодателя и работника) и всем аспектам взаимоотношений фирмы и сотрудников. Изучается учет кадров, в частности, правила приема на работу и увольнения, заполнения трудовой книжки, порядок ее хранения. На занятии "Подготовка к собеседованию" преподаватели советуют, как правильно оформить резюме в электронном виде (что помогает в дальнейшем трудоустройстве), а также учат искать работу (через Интернет, кадровые агентства и специализированные издания). Но и это еще не все. Будущие офис-менеджеры осваивают психологию успеха: учатся быть помощниками руководителя, достигать высот в карьере, строить отношения в коллективе. В структуре менеджмента изучаются звенья предприятия и принципы построения успешной команды. К тому же, психология взаимоотношений "руководитель – подчиненный", стили руководства, субординация, техника и тактика продаж, ведение успешных переговоров с партнерами и клиентами. Не обойтись и без знаний делового этикета, основных понятий экономики и финансов предприятия, азов маркетинга и рекламы. Уделяется внимание имидж-дизайну, ведь все во внешнем облике офис-менеджера, начиная с улыбки и заканчивая костюмом, – слагаемые имиджа и успеха.

Выбирая курсы, постарайтесь собрать о каждом предложении побольше информации: уточните тематическое содержание обучающих программ, формы занятий (проводятся ли тренинги, деловые игры), сроки обучения. Зачастую опытным преподавателям-практикам удается рассмотреть основные аспекты работы офис-менеджера за 40-50 часов (не принимая во внимание компьютерную грамотность). Обратите внимание и на предлагаемые перспективы: гарантирует ли документ об окончании курсов помощь в трудоустройстве. Но помните, что настоящим офисным профессионалом можно стать только в процессе ежедневной работы.